Microsoft 365: ¿estás aprovechando lo que ya pagas?
Microsoft 365 puede ser mucho más que correo y Office. La diferencia está en cómo se configura y en cómo se incorpora al trabajo diario.
Muchas empresas utilizan Microsoft 365 a diario, pero no siempre aprovechan las posibilidades que ya tienen disponibles. Colaboración, gestión documental, seguridad o automatización pueden formar parte del mismo entorno si existe una configuración y una forma de trabajo coherentes.
Microsoft 365 está tan presente en las empresas que es fácil dejar de verlo como una plataforma tecnológica.
Outlook para el correo. Word y Excel para trabajar. Teams para una reunión. OneDrive para guardar algún archivo.
Todo funciona y, aparentemente, no hay mucho más que plantearse.
Sin embargo, cuando cada herramienta se utiliza de forma aislada, se pierde buena parte del sentido del ecosistema. La oportunidad está precisamente en conseguir que correo, documentos, colaboración, seguridad y procesos trabajen de forma coordinada.
Un ejemplo habitual es la gestión de documentos.
Un mismo archivo puede terminar guardado en un ordenador, enviado por correo, subido a Teams y duplicado en alguna carpeta compartida. Al cabo de un tiempo empiezan las dudas: cuál es la última versión, quién puede modificarla o dónde debería estar guardada.
Microsoft 365 dispone de SharePoint, OneDrive y Teams para resolver buena parte de estas situaciones, pero la herramienta por sí sola no establece una forma de trabajar.
Hay que decidir qué información pertenece a la organización, qué espacio necesita cada equipo, cómo se gestionan los permisos y dónde debe guardarse cada tipo de documento.
Cuando estas reglas están claras, la tecnología ayuda a poner orden. Cuando no lo están, puede acabar reproduciendo el mismo desorden en la nube.
Otro ámbito que puede pasar desapercibido es la seguridad.
Microsoft 365 incorpora diferentes mecanismos para proteger identidades, correo, dispositivos e información. Pero disponer de ellos no significa necesariamente que estén configurados de acuerdo con las necesidades de la empresa.
La autenticación multifactor es un buen ejemplo. También lo son las políticas de acceso, la protección frente a determinadas amenazas de correo o la gestión de los dispositivos desde los que se accede a la información corporativa.
Aquí hay que tener en cuenta, además, que las capacidades disponibles dependen de las licencias contratadas.
Por eso, revisar Microsoft 365 también implica saber qué tenemos contratado, qué estamos utilizando y si la configuración actual responde al nivel de seguridad que necesitamos.
Antes de buscar una nueva herramienta para resolver una necesidad interna, merece la pena comprobar si el entorno existente ya permite hacerlo.
Power Automate, por ejemplo, puede ayudar a automatizar aprobaciones, avisos o determinados flujos de trabajo. Power Apps permite crear aplicaciones para necesidades concretas y Power BI facilita trabajar con información y cuadros de mando.
No significa que Microsoft 365 sea la respuesta para cualquier proceso, pero una aprobación que sigue pasando por varios correos, una tarea administrativa que se repite cada semana o una información que se copia manualmente de un sitio a otro pueden ser buenas pistas para empezar a mirar.
A veces la mejora no requiere incorporar más software, sino utilizar mejor el que ya está disponible.
Existe también el riesgo contrario: intentar utilizar todo porque está incluido. Eso tampoco tiene demasiado sentido.
Una empresa puede tener perfectamente configurado Microsoft 365 y no necesitar determinadas herramientas. El objetivo no debería ser aumentar el número de aplicaciones utilizadas, sino conseguir que las que aportan valor estén bien configuradas, sean seguras y resulten sencillas para las personas que trabajan con ellas.
Y ahí aparece una parte que no es estrictamente tecnológica: la adopción.
Cambiar dónde se guarda un documento o cómo colabora un equipo afecta a hábitos que pueden llevar años asentados. Si las personas no entienden la nueva forma de trabajar, es fácil que terminen volviendo a los correos, las carpetas locales y los procedimientos anteriores.
En SolidKey trabajamos Microsoft 365 desde esa visión conjunta: tecnología, seguridad y forma de trabajar.
Antes de añadir otra herramienta al entorno de la empresa, quizá merezca la pena hacerse una pregunta bastante sencilla: ¿Estamos aprovechando bien las que ya tenemos?